Перейдите во вкладку «Задачи». Чтобы добавить новую задачу, нажмите кнопку «Добавить задачу».

Заполните все обязательные пункты в появившемся окне:

• введите название задачи
• выберите объект из списка
• выберите исполнителя
• выберите наблюдателя

Обратите внимание, что в текст задачи можно добавлять ссылки, после сохранения задачи они станут кликабельными. Также Вы можете выбрать несколько исполнителей и несколько наблюдателей.

Исполнитель — тот, кто должен выполнить задачу. Каждому исполнителю в запланированную дату и время поступит новая задача в личный аккаунт.

Наблюдатель — руководитель или супервайзер, который получает уведомление о статусе задачи.

Можно выбрать как конкретного человека или несколько человек, так и целый отдел или несколько отделов. Далее вы можете отметить задачу как важную, тогда она будет выделена стрелкой в общем списке задач.

Отметьте задачу, как «Важная», тогда она будет выделена стрелкой в списке задач.

Если задача требует дополнительной проверки, добавьте чек-лист. Подробнее о чек-листах можно узнать в этом разделе.

При необходимости выберите дату и время периода, в который задачу необходимо будет выполнить.

Если выбранное время меньше или равно текущему, появится подсказка:

• «Дедлайн не может быть равен или раньше времени планирования».

Если время корректное — задача создаётся, и появится уведомление:

• «Задача успешно запланирована».

Также можно выбрать, к какому моменту исполнителю необходимо принять задачу в работу. Задача считается принятой в момент, когда у нее меняется статус на ⠀ПРИНЯТА⠀.или ⠀В РАБОТЕ⠀.

Добавьте тег. По тегу можно сортировать и фильтровать задачи, выгружать отчеты.

Добавьте фото или файлы. Это могут быть, например, фото поломок или отчеты.

Кнопка «Подтверждать выполнение» обяжет исполнителя сделать фото результата работы, без этого сотрудник не сможет закрыть задачу. Обратите внимание, что загрузить фото из галереи нельзя.

Если задача повторяется регулярно, для нее можно создать шаблон. В дальнейшем при создании задачи поля будут заполняться автоматически. Подробнее ознакомиться с этим инструментом можно в статье Шаблоны.

После того как вы заполните все необходимые поля, нажмите кнопку «Запланировать задачу» и выберите дату и время выполнения.
До наступления запланированной даты задача будет находиться в статусе «План».
В указанное время она автоматически изменит статус на «Новая» и появится в списке задач у назначенного исполнителя, который получит уведомление.

При наведении курсором на задачу появляется кнопка «Меню». Там можно отредактировать задачу, переназначить на другого сотрудника или изменить наблюдателя.

Кто может редактировать или удалять запланированные задачи?
Создатель задачи — может редактировать и удалять задачи, которые создал сам.
Руководители с полными правами — могут управлять любыми задачами в отеле.
Руководители подразделений — могут управлять задачами своих отделов.

Пример:
Если администратор создал задачу на подготовку номера к заезду VIP-гостя, то только он или его руководитель могут изменить дату или отменить эту задачу. Горничная, назначенная исполнителем, не может внести изменения.

Также можно выбрать запланированную задачу, чтобы отредактировать ее содержимое.

При работе с задачами сотрудники меняют статусы:
⠀ПЛАН⠀ — задача создана и запланирована на определённое время. До наступления запланированной даты она остаётся в этом статусе.
В указанное время задача автоматически меняет статус на ⠀НОВАЯ⠀ и появляется в списке задач у исполнителя, который получает уведомление.

⠀НОВАЯ⠀ — сотрудник не ознакомился с задачей и не взял на себя.
⠀ПРИНЯТА⠀ —сотрудник ознакомился с задачей и взял на себя.
⠀В РАБОТЕ⠀ — сотрудник выполняет задачу. Время исполнения будет отображено в отчете.
⠀ОТЛОЖЕНА⠀ — сотрудник сейчас не может выполнить задачу, но вернется к ней позже.
⠀ОТМЕНЕНА⠀ — сотрудник отменил задачу. Причины отмены необходимо указать в комментариях.
⠀СДЕЛАНА⠀ — сотрудник завершил задачу.

Если к задаче прикреплен чек-лист, сотрудник не сможет перевести задачу в статус «Сделано», пока не завершит работу по чек-листу.

Отмена запланированной задачи
Если запланированная задача стала неактуальной (например, отменилось мероприятие или гость передумал), вы можете отменить ее.
При этом:

• Система попросит указать причину отмены
• Задача сохранится в истории со всеми комментариями и вложениями
• Задача переместится в общий список со статусом «Отменена».

Датой отмены будет считаться день, когда вы выполнили это действие, а не дата, на которую задача была запланирована

Удаление запланированной задачи
Если нужно полностью удалить задачу (например, запланирована по ошибке):

• Задача удаляется безвозвратно
• Все комментарии и вложения будут утеряны
• История задачи не сохранится в системе

Обменивайтесь комментариями во время выполнения задачи. Сотруднику придет уведомление о новом комментарии. Комментарий можно писать в несколько строк, для переноса строки нажмите Enter. Также в комментарий можно добавлять ссылки.

Нажав на задачу, можно посмотреть информацию о госте, если это жилой объект, историю задач по конкретному объекту и историю статусов объекта. Историю задач можно скачать в формате Excel.

Для сортировки задач воспользуйтесь фильтрами. Можно отфильтровать задачи по исполнителю, наблюдателю, создателю, дате, тегу, объектам, наличию чек-листа, по повторам и статусам.

Важно:
Все задачи, запланированные на будущее, находятся в статусе «План». Чтобы их увидеть:

1. Откройте фильтр статусов в разделе задач
2. Выберите статус «План»
3. В списке задач появятся все запланированные задания

Как отображаются такие задачи:

• Задачи в статусе «План» находятся в самом верху списка
• Они находятся над разделителем с датой и над всеми обычными задачами
• Без включенного фильтра «План» эти задачи не видны в общем списке

Для быстрого поиска задач, воспользуйтесь окном поиска.

Отчетность по запланированным задачам
Задачи в статусе «План» не учитываются в отчетах TeamJet до момента их перехода в рабочие статусы («Новая», «В работе», «Сделана» или «Отменена»). Это позволяет вести точную аналитику по фактически выполненным работам.

Как посмотреть запланированные задачи сотрудника или отдела:

1. Перейдите во вкладку «Задачи»
2. В фильтрах выберите статус «Запланированная»
3. Укажите нужный период (до 30 дней)
4. Выберите конкретного сотрудника или отдел
5. Система покажет все задачи, запланированные на выбранный период

Пример использования:

• Руководитель может проверить, сколько задач запланировано на отдел на текущий месяц
• Можно анализировать распределение запланированных задач между сотрудниками

Важно:

• Задачи остаются в статусе «План» до наступления даты их выполнения
• В любой момент до автоматического перехода в статус «Новая» задачу можно:
• Отредактировать (изменить дату, исполнителя, описание)
• Отменить
• Удалить
• После перехода в статус «Новая» задача начинает учитываться в отчетности