Перейдите во вкладку «Задачи». Чтобы добавить новую задачу, нажмите кнопку «Добавить задачу».

Заполните все обязательные пункты в появившемся окне:

• введите название задачи
• выберите объект из списке
• выберите исполнителя
• выберите наблюдателя

Обратите внимание, что в текст задачи можно добавлять ссылки, после сохранения задачи они станут кликабельными. Также Вы можете выбрать несколько исполнителей и несколько наблюдателей.

Исполнитель — тот, кто должен исполнить задачу. Каждому исполнителю поступит новая задача в личный аккаунт.

Наблюдатель — руководитель или супервайзер, который получает уведомление о статусе задачи.

Можно выбрать как конкретного человека или несколько человек, так и целый отдел или несколько отделов. Далее вы можете отметить задачу как важную, тогда она будет выделена цветом в общем списке задач.

Отметьте задачу, как «Важная», тогда она будет выделена цветом в списке задач.

Если задача требует дополнительной проверки, добавьте чек-лист. Подробнее о чек-листах можно узнать в этом разделе.

При необходимости выберите срок выполнения, то есть к какому времени задача должна быть выполнена. Это поможет в дальнейшем анализировать статистику по выполнению задач.

Также можно выбрать, к какому моменту исполнителю необходимо принять задачу в работу. Задача считается принятой в момент, когда у нее меняется статус на ⠀ПРИНЯТА⠀.или ⠀В РАБОТЕ⠀.

Оба поля работают одинаково в окне с задачей: если есть дедлайн, и он не просрочен, время показано чёрным. Если просрочен, поле подсвечено красным.

Добавьте тег. По тегу можно сортировать и фильтровать задачи, выгружать отчеты.

Добавьте фото или файлы. Это могут быть, например, фото поломок или отчеты.

Кнопка «Подтверждать выполнение» обяжет исполнителя сделать фото результата работы, без этого сотрудник не сможет закрыть задачу. Обратите внимание, что загрузить фото из галереи нельзя.

Если задача повторяется регулярно, для нее можно создать шаблон. В дальнейшем при создании задачи поля будут заполняться автоматически. Подробнее ознакомиться с этим инструментом можно в статье Шаблоны.

После того как вы создали задачу, она отобразится в общем списке.

При наведении курсором на задачу появляется кнопка «Меню». Там можно отредактировать задачу, переназначить на другого сотрудника или изменить наблюдателя.

Также можно выбрать задачу, чтобы отредактировать ее содержимое.

При работе с задачами сотрудники меняют статусы:

⠀НОВАЯ⠀ — сотрудник не ознакомился с задачей и не взял на себя.
⠀ПРИНЯТА⠀ —сотрудник ознакомился с задачей и взял на себя.
⠀В РАБОТЕ⠀ — сотрудник выполняет задачу. Время исполнения будет отображено в отчете.
⠀ОТЛОЖЕНА⠀ — сотрудник сейчас не может выполнить задачу, но вернется к ней позже.
⠀ОТМЕНЕНА⠀ — сотрудник отменил задачу. Причины отмены необходимо указать в комментариях.
⠀СДЕЛАНА⠀ — сотрудник завершил задачу.

Если к задаче прикреплен чек-лист, сотрудник не сможет перевести задачу в статус «Сделано», пока не завершит работу по чек-листу.

В случае, если задача уже закрыта, но ее нужно доделать, ее можно переоткрыть.

Обменивайтесь комментариями во время выполнения задачи. Сотруднику придет уведомление о новом комментарии. Комментарий можно писать в несколько строк, для переноса строки нажмите Enter. Также в комментарий можно добавлять ссылки.

Нажав на задачу, можно посмотреть информацию о госте, если это жилой объект, историю задач по конкретному объекту и историю статусов объекта. Историю задач можно скачать в формате Excel.

Для сортировки задач воспользуйтесь фильтрами. Можно отфильтровать задачи по исполнителю, наблюдателю, создателю, дате, тегу, объектам, наличию чек-листа, по повторам и статусам.

Для быстрого поиска задач, воспользуйтесь окном поиска.

Обратите внимание на дополнительные фильтры под кнопкой с тремя точками. Для сортировки задач на задачи и уборки или по группам нажмите на кнопку с тремя точками и выберите нужный фильтр.

После добавления фильтра над кнопкой появится красный индикатор, напоминающий о включенном фильтре.

Для сброса всех фильтров нажмите «Сбросить».

Отчет можно сформировать во временном интервале длиной до месяца (более месяца — в разделе «Отчеты».)

Для формирования и выгрузки отчета в формате Excel выберите интересующий временной интервал, установите необходимые фильтры и нажмите кнопку «Excel». Появится предложение сохранения файла, либо произойдет автоматическая загрузка.