Среди задач, с которыми ежедневно сталкиваются сотрудники отеля, много повторяющихся. Чтобы каждый раз не ставить их заново и не терять время, заполняя все пункты, в системе TeamJet есть функция создания шаблонов.
Принести халат, починить кран, заменить лампочку — для всех этих и десятков других повторяющихся задач проще один раз создать шаблон, а затем (при необходимости) лишь указывать объект.
Принести халат, починить кран, заменить лампочку — для всех этих и десятков других повторяющихся задач проще один раз создать шаблон, а затем (при необходимости) лишь указывать объект.
Создание шаблонов
Чтобы создать новый шаблон, нужно открыть вкладку «Задачи», в ней перейти на вкладку «Шаблоны» и нажать кнопку «Создать шаблон».
Как и при постановке обычной задачи, дальше необходимо ввести текст задачи, выбрать её исполнителя и наблюдателя. В случае с шаблонами не обязательно сразу указывать объект. Это стоит сделать в ситуации, когда задача относится к одному единственному помещению: например, выбрать кухню для шаблона «Проверить холодильники» или «Не работает духовка».
Если же задача предполагает, что место её выполнения будет меняться («Засорилась раковина в номере», «Принести полотенце» и т. п.), то конкретный объект можно будет добавить позже.
Для шаблонной задачи можно установить приоритет «важно», добавить тег, сроки выполнения, чек-листы и фото. Кроме того, можно поставить галочку в строке «Подтверждать выполнение». В этом случае исполнителю, чтобы закрыть задачу, придётся отчитываться о ходе работы с помощью фотографий, сделанных в реальном времени.
Когда все нужные поля заполнены, останется только нажать кнопку «Создать».
Второй вариант создать шаблон — сделать это при постановке обычной задачи. Если она является повторяющейся, то после заполнения полей всегда можно нажать на кнопку «Создать» в правом нижнем углу, а «Создать шаблон», расположенную чуть выше.
Как и при постановке обычной задачи, дальше необходимо ввести текст задачи, выбрать её исполнителя и наблюдателя. В случае с шаблонами не обязательно сразу указывать объект. Это стоит сделать в ситуации, когда задача относится к одному единственному помещению: например, выбрать кухню для шаблона «Проверить холодильники» или «Не работает духовка».
Если же задача предполагает, что место её выполнения будет меняться («Засорилась раковина в номере», «Принести полотенце» и т. п.), то конкретный объект можно будет добавить позже.
Для шаблонной задачи можно установить приоритет «важно», добавить тег, сроки выполнения, чек-листы и фото. Кроме того, можно поставить галочку в строке «Подтверждать выполнение». В этом случае исполнителю, чтобы закрыть задачу, придётся отчитываться о ходе работы с помощью фотографий, сделанных в реальном времени.
Когда все нужные поля заполнены, останется только нажать кнопку «Создать».
Второй вариант создать шаблон — сделать это при постановке обычной задачи. Если она является повторяющейся, то после заполнения полей всегда можно нажать на кнопку «Создать» в правом нижнем углу, а «Создать шаблон», расположенную чуть выше.
Просмотр и редактирование шаблонов
Все созданные шаблоны отображаются в общем списке во вкладке «Шаблоны». Для поиска нужного удобно пользоваться фильтрами, чтобы посмотреть шаблоны по конкретной службе отеля или тегу.
Шаблоны можно редактировать. Для этого нужно найти в списке нужный, кликнуть по нему и внести в открывшемся окне необходимые исправления.
Шаблоны можно редактировать. Для этого нужно найти в списке нужный, кликнуть по нему и внести в открывшемся окне необходимые исправления.
Создание новой задачи на основе шаблона
При создании новой задачи сотрудник видит уже готовые шаблоны в выпадающем списке. Чтобы не проматывать его, можно начать набирать первые буквы задачи, — система сразу предложит соответствующий шаблон. Дальше останется только указать объект, на котором нужно выполнить ту или иную работу. При необходимости можно сделать и другие изменения — например, добавить чек-лист или запросить фотоподтверждение выполнения задачи.
Как шаблоны упрощают работу
Самое главное преимущество шаблонов заключается в том, что они заметно сокращают время на постановку повторяющихся задач. Ведь сотрудникам не приходится придумывать формулировки и заполнять стандартные поля.
Шаблоны также помогают адаптировать и обучать новичков. При постановке задач им не придётся задавать вопросы вроде: «Как правильно оформить заявку на пополнение мини-бара?» или «А нужно ли требовать фотоотчет при уборке номера?»
Контролировать выполнение задач из шаблонов помогает аналитика, в частности отчёты PRO. С помощью этого инструмента можно проанализировать количество повторений задач за определённый период и многое другое. Подробнее мы рассказывали в одном из последних материалов.
Наконец, шаблоны стандартизируют процессы выполнения задач и гарантируют, что все обязательные шаги будут соблюдены. Если задача ставится «на бегу», то менеджер может забыть, например, прикрепить чек-лист или добавить приоритет. С заранее созданным и продуманным шаблоном такого не случится.
Чтобы узнать ещё больше об инструментах TeamJet, которые повышают эффективность работы отеля, запишитесь на бесплатное демо!
Шаблоны также помогают адаптировать и обучать новичков. При постановке задач им не придётся задавать вопросы вроде: «Как правильно оформить заявку на пополнение мини-бара?» или «А нужно ли требовать фотоотчет при уборке номера?»
Контролировать выполнение задач из шаблонов помогает аналитика, в частности отчёты PRO. С помощью этого инструмента можно проанализировать количество повторений задач за определённый период и многое другое. Подробнее мы рассказывали в одном из последних материалов.
Наконец, шаблоны стандартизируют процессы выполнения задач и гарантируют, что все обязательные шаги будут соблюдены. Если задача ставится «на бегу», то менеджер может забыть, например, прикрепить чек-лист или добавить приоритет. С заранее созданным и продуманным шаблоном такого не случится.
Чтобы узнать ещё больше об инструментах TeamJet, которые повышают эффективность работы отеля, запишитесь на бесплатное демо!
