Инженерная служба отеля порой функционирует как «пожарная команда», которая работает по ситуации, бросаясь «тушить» возникающие проблемы. Это грозит тем, что штатное обслуживание оборудования может проводится нерегулярно и по остаточному принципу, что увеличивает риск новых поломок.
Система управления персоналом трансформирует инженерную службу из команды экстренного реагирования в прогнозируемый и эффективный отдел. Сегодня разберемся, как TeamJet помогает справляться с частыми проблемами в работе этого департамента.
Система управления персоналом трансформирует инженерную службу из команды экстренного реагирования в прогнозируемый и эффективный отдел. Сегодня разберемся, как TeamJet помогает справляться с частыми проблемами в работе этого департамента.
Заявки и запросы
Проблема: Запросы на ремонт оборудования в номерах часто теряются, поскольку фиксируются в бумажных журналах или рабочих чатах.
Решение: Создание и автоматическое назначение заявок на ремонт из любых источников (ресепшн, горничные, гости через приложение) с приоритезацией.
При создании заявки в TeamJet указываются вид поломки или необходимых работ, место «происшествия» и исполнитель. Задачу можно отметить как важную, добавить к ней дедлайны и фото возникшей проблемы. Например, горничная может создать заявку «Протечка в номере 305» с фото, и она мгновенно попадет в очередь с высоким приоритетом.
Решение: Создание и автоматическое назначение заявок на ремонт из любых источников (ресепшн, горничные, гости через приложение) с приоритезацией.
При создании заявки в TeamJet указываются вид поломки или необходимых работ, место «происшествия» и исполнитель. Задачу можно отметить как важную, добавить к ней дедлайны и фото возникшей проблемы. Например, горничная может создать заявку «Протечка в номере 305» с фото, и она мгновенно попадет в очередь с высоким приоритетом.
Прозрачность и контроль
Проблема: Задачи выполняются слишком долго, поскольку руководителям бывает сложно удаленно контролировать действия персонала и гибко распределять нагрузку.
Решение: TeamJet позволяет в режиме реального времени отслеживать статусы заявок и ход их выполнения.
Кроме того, менеджеры могут устанавливать дедлайны, чтобы система сама уведомляла о просрочках. Если руководитель службы видит на дашборде, что заявка на ремонт холодильника «висит» в работе уже четыре часа, он может уточнить ситуацию и, в случае необходимости, оперативно перебросить ресурсы, необходимые для решения проблемы.
Решение: TeamJet позволяет в режиме реального времени отслеживать статусы заявок и ход их выполнения.
Кроме того, менеджеры могут устанавливать дедлайны, чтобы система сама уведомляла о просрочках. Если руководитель службы видит на дашборде, что заявка на ремонт холодильника «висит» в работе уже четыре часа, он может уточнить ситуацию и, в случае необходимости, оперативно перебросить ресурсы, необходимые для решения проблемы.
Планирование регулярных задач
Проблема: Регулярные задачи не выполняются в срок, потому что сотрудники забывают о них или откладывают их из-за более срочных заявок.
Решение: Создание повторяющихся задач в планировщике.
При этом, как и в случае со срочными заявками, указывается суть работы (обход технических помещений, проверка работы вентиляции), объект и исполнитель, могут добавляться дедлайны, приоритет, фотографии и т. д. Ну и самое главное — руководитель назначает периодичность выполнения, после чего задача из планировщика в нужное время будет появляться в списке актуальных задач.
Решение: Создание повторяющихся задач в планировщике.
При этом, как и в случае со срочными заявками, указывается суть работы (обход технических помещений, проверка работы вентиляции), объект и исполнитель, могут добавляться дедлайны, приоритет, фотографии и т. д. Ну и самое главное — руководитель назначает периодичность выполнения, после чего задача из планировщика в нужное время будет появляться в списке актуальных задач.
Единые инструкции и быстрый доступ к информации
Проблема: Новые сотрудники долго обучаются даже стандартным операциям, а опытные, при нестандартных запросах, — тратят время на поиск инструкций или обсуждение проблемы с коллегами.
Решение: Централизованная база знаний TeamJet, которая хранится в системе.
Это могут быть чек-листы, инструкции, информация по работе с оборудованием и т. д., которые «привязываются» к тем или иным задачам. Таким образом, если инженер получает заявку на настройку кондиционера, то в карточке задачи ему сразу доступен чек-лист из 5 шагов и дополнительные материалы по данному устройству и работе с ним.
Решение: Централизованная база знаний TeamJet, которая хранится в системе.
Это могут быть чек-листы, инструкции, информация по работе с оборудованием и т. д., которые «привязываются» к тем или иным задачам. Таким образом, если инженер получает заявку на настройку кондиционера, то в карточке задачи ему сразу доступен чек-лист из 5 шагов и дополнительные материалы по данному устройству и работе с ним.
Данные для принятия решений и оптимизации
Проблема: Нет объективной картины эффективности работы, управленческие решения принимаются на основе субъективных ощущений менеджера или жалоб сотрудников и гостей.
Решение: Автоматические отчеты по времени реакции на заявки, срокам выполнения задач различными специалистами, загруженности сотрудников, частоте поломок определенного оборудования и так далее.
Если отчеты показывают, что ремонт кондиционеров в среднем занимает три часа, возможно пора оптимизировать процесс или подумать о повышении квалификации персонала. Или же если из отчета видно, что один из лифтов ломается в три раза чаще других — это повод для его полноценной диагностики или замены. А если, по статистике, один из сотрудников справляется с задачами медленнее других, вероятно, его нужно дообучить.
Решение: Автоматические отчеты по времени реакции на заявки, срокам выполнения задач различными специалистами, загруженности сотрудников, частоте поломок определенного оборудования и так далее.
Если отчеты показывают, что ремонт кондиционеров в среднем занимает три часа, возможно пора оптимизировать процесс или подумать о повышении квалификации персонала. Или же если из отчета видно, что один из лифтов ломается в три раза чаще других — это повод для его полноценной диагностики или замены. А если, по статистике, один из сотрудников справляется с задачами медленнее других, вероятно, его нужно дообучить.
Таким образом, TeamJet позволяет повысить эффективность работы инженерной службы на всех участках — от выполнения срочных заявок до стратегического планирования и повышения производительности сотрудников.
Чтобы узнать, как TeamJet может помочь инженерной службе вашего отеля, записывайтесь на бесплатное демо.
Чтобы узнать, как TeamJet может помочь инженерной службе вашего отеля, записывайтесь на бесплатное демо.
