Отель работает круглосуточно, и ночная смена — это не просто «дежурство». В это время тоже происходят поздние заезды, у гостей возникают запросы, а инциденты требуют такого же оперативного решения, как и днем. Ночной супервайзер становится ключевым звеном, который отвечает за бесперебойность всех процессов, от финансового аудита до сервиса. Именно поэтому его работа должна быть обеспечена эффективными инструментами, которые сведут к минимуму рутину и максимизируют контроль.
Система, которая позволяет держать всю информацию под рукой
Ночью зачастую штат сотрудников минимален и супервайзер может работать даже в одиночку или с небольшой командой. В такой ситуации доступ к полной информации критически важен. С TeamJet вся картина отеля — проживающие гости, статусы номеров, текущие заявки, всегда под рукой, в компьютере или смартфоне.
Представим ситуацию: гость звонит на ресепшен с жалобой на шум из соседнего номера. Раньше супервайзеру пришлось бы звонить администратору, чтобы выяснить, кто проживает в проблемном номере и необходимую информацию по гостю. Сейчас он за несколько секунд находит нужный номер в системе, видит историю его обращений. Это позволяет мгновенно принять решение, позвонить в номер или поставить задачу службе безопасности.
Представим ситуацию: гость звонит на ресепшен с жалобой на шум из соседнего номера. Раньше супервайзеру пришлось бы звонить администратору, чтобы выяснить, кто проживает в проблемном номере и необходимую информацию по гостю. Сейчас он за несколько секунд находит нужный номер в системе, видит историю его обращений. Это позволяет мгновенно принять решение, позвонить в номер или поставить задачу службе безопасности.
Четкая координация и постановка задач утренней смене
Одна из главных обязанностей ночного супервайзера — передача смены и обеспечение выполнения всех ночных поручений к утру. TeamJet заменяет стопки бумажных записок и голосовые сообщения в чатах, структурированными цифровыми процессами.
Для этого подходят несколько инструментов:
Чек-листы для ночного аудита. Вместо бумажного отчета супервайзер последовательно проходит цифровой чек-лист в системе. Каждая задача, будь то проверка общих зон или составление отчета, отмечается по факту выполнения. Система просто не позволит завершить аудит, если какой-то этап пропущен.
Шаблоны для рутины. Многие рутинные задачи можно составлять в один клик из заранее заготовленных шаблонов. Не нужно каждый раз заново придумывать формулировки и искать исполнителей, все уже прописано в системе.
Автоматические отчеты. Статистика по выполненным и просроченным задачам, время реакции служб, нагрузка на персонал — вся аналитика формируется системой самостоятельно. Утром руководитель получает не субъективный рассказ, а объективную картину работы ночной смены.
Для этого подходят несколько инструментов:
Чек-листы для ночного аудита. Вместо бумажного отчета супервайзер последовательно проходит цифровой чек-лист в системе. Каждая задача, будь то проверка общих зон или составление отчета, отмечается по факту выполнения. Система просто не позволит завершить аудит, если какой-то этап пропущен.
Шаблоны для рутины. Многие рутинные задачи можно составлять в один клик из заранее заготовленных шаблонов. Не нужно каждый раз заново придумывать формулировки и искать исполнителей, все уже прописано в системе.
Автоматические отчеты. Статистика по выполненным и просроченным задачам, время реакции служб, нагрузка на персонал — вся аналитика формируется системой самостоятельно. Утром руководитель получает не субъективный рассказ, а объективную картину работы ночной смены.
Взаимодействие с гостями 24/7 без лишнего давления
Ночью гости особенно ценят тишину, покой и возможность решить вопросы самостоятельно, иногда и зачастую без личного общения. Не каждый захочет звонить на ресепшен, чтобы заказать еду или уточнить время начала завтрака.
Эту задачу решает интеграция с цифровой витриной GoodStay. В номерах размещены QR-коды, ведущие на страницу витрины. Гость может самостоятельно, без единого звонка, изучить меню ресторана, заказать ужин в номер, забронировать экскурсию или SPA на следующий день. Этот заказ из GoodStay мгновенно создает задачу в TeamJet для кухни, службы доставки или соответствующего отдела. Супервайзер видит статус заказа в реальном времени и может ненавязчиво проконтролировать его выполнение.
Эту задачу решает интеграция с цифровой витриной GoodStay. В номерах размещены QR-коды, ведущие на страницу витрины. Гость может самостоятельно, без единого звонка, изучить меню ресторана, заказать ужин в номер, забронировать экскурсию или SPA на следующий день. Этот заказ из GoodStay мгновенно создает задачу в TeamJet для кухни, службы доставки или соответствующего отдела. Супервайзер видит статус заказа в реальном времени и может ненавязчиво проконтролировать его выполнение.
Оперативное управление инцидентами и срочными заявками
Когда ночью происходит что-то непредвиденное, важна максимальная скорость и слаженность действий. TeamJet превращает потенциальный хаос в четкий и управляемый алгоритм.
Рассмотрим реальный сценарий: гость сообщает, что в номере не работает кондиционер и немного протекает кран.
Рассмотрим реальный сценарий: гость сообщает, что в номере не работает кондиционер и немного протекает кран.
- Супервайзер за минуту создает в системе две задачи: для инженерной службы с высоким приоритетом и для горничной на внеплановую уборку;
- К каждой задаче при необходимости прикрепляется соответствующий чек-лист, чтобы исполнитель ничего не упустил;
- Задачи назначаются конкретным сотрудникам, которые отмечены в системе как «в смене», и они мгновенно получают уведомление на телефон;
- Супервайзер в реальном времени видит, кто взял задачу в работу, и может отслеживать ее;
- После выполнения работ сотрудники отмечают задачи как завершенные. Инженер может приложить фото отремонтированного кондиционера, а горничная — отчет о завершении уборки;
- Наутро супервайзер или менеджер может легко найти этот инцидент в истории, чтобы проверить качество и закрыть вопрос.
«Мы используем TeamJet — это надежное подкрепление наших слов и просьб», — говорит Евгения, ночной супервайзер Soluxe Hotel Moscow.
Узнайте, как TeamJet может повысить эффективность и слаженность работы вашей ночной команды. Запишитесь на бесплатное демо.
