Управление апарт-отелем: как комплексно закрыть все потребности гостей, инвесторов и сотрудников

2025-06-17 12:32

История сотрудничества с компанией RBI PM, которая управляет собственной сетью апарт-отелей ARTSTUDIO, — это первый опыт внедрения системы TeamJet именно в апарт-отели. Какие задачи удалось решить с помощью нашего сервиса, рассказываем в этом кейсе.

Об ARTSTUDIO и апарт-отелях

Сеть ARTSTUDIO сегодня — это три отеля, Nevsky, Moskovsky и M103, расположенные в лучших локациях Северной столицы и предлагающие уютные апартаменты различных категорий. Отели построены группой RBI и управляются компанией RBI PM, которая была специально создана для того, чтобы обеспечивать инвесторам постоянных доход, а гостям — высочайший уровень сервиса.

Главное отличие апарт-отеля от стандартной гостиницы — это оборудование номеров. Апартаменты, по сути, представляют собой комфортабельную квартиру с полноценной кухней и со всей необходимой бытовой техникой. При этом гостям доступен привычный отельный сервис: круглосуточная охрана и ресепшн, уборка, услуги прачечной, возможность заказать еду в номер и т. д.

Благодаря своим особенностям апарт-отели хорошо подходят для длительного проживания или проживания семей с детьми. Кроме того, они являются привлекательными объектами для инвестиций.

Внедрение цифрового сервиса

До сотрудничества с TeamJet компания использовала похожий программный продукт, который, однако, уступал нашему сервису в функциональности и надёжности. Внедрение новой системы инициировала Евгения Мироненко, которая два года назад заняла должность директора RBI PM.

Переход на TeamJet осенью 2024 года совпал с открытием апарт-отеля М103. Сегодня к системе подключены все три отеля ARTSTUDIO и даже офис RBI, расположенный в реконструированном здании Левашовского Хлебозавода. Обслуживание рабочих и бытовых помещений для более чем 300 сотрудников связано с выполнением множества ежедневных задач, которые также удобно координировать в TeamJet.

«Мы переживали по поводу того, что придётся заново формировать и настраивать базу. Но специалисты TeamJet просто перенесли всю информацию из старой системы в новую. Финальная отладка заняла буквально два дня. Большим плюсом стала удобная интеграция сервиса с уже установленной у нас системой Fidelio для управления бронированиями и размещением гостей», — прокомментировала Евгения Мироненко.

Задачи, которые TeamJet помогает решать в апарт-отеле

1. Выстраивание эффективного взаимодействия внутри команды

Без специальных сервисов коммуникация обычно ведётся в мессенджерах, что крайне неудобно, особенно для руководителя, так как приходится мониторить множество сообщений в чатах, чтобы вовремя увидеть актуальные задачи, распределить их, а потом дождаться результата. Если в команде есть иностранцы, добавляется проблема языкового барьера.

В TeamJet сотрудники всегда видят актуальные заявки и их статусы, поэтому нет необходимости проматывать не относящиеся к делу сообщения. Система аккумулирует информацию от всех служб, в том числе с ресепшн, куда поступают заявки от собственников, которые сами проживают в апартаментах.

2. Минимизация ошибок

Проблемы в отеле часто возникают внезапно. И тогда сотруднику, уже занятому делом, в чате может «упасть» срочное поручение, тогда он переключится на него и может возникнуть риск, что прошлая задача останется незавершённой. Даже если работник отвлёкся, система всегда напомнит о незаконченной задаче.

Ещё одна неприятная ситуация из практики: менеджер перепутал чаты и сообщение, предназначенное коллеге, с которым велась переписка на повышенных тонах, было отправлено гостю. Администратору пришлось долго успокаивать возмущённого клиента.

«Когда ты работаешь с правильным цифровым продуктом, это позволяет избежать подобных ситуаций, которые могут повлиять на твою репутацию или заставить оправдываться перед гостями», — отмечает Евгения Мироненко.

3. Структуризация задач

В TeamJet очень удобно создавать чек-листы для различных рабочих задач. Например, в ARTSTUDIO такой чек-лист есть для ситуации, когда освобождаются апартаменты, снятые на длительный срок. Горничные и техническая служба принимают «долгосрок» по пунктам, проверяя, всё ли в порядке. Это позволяет не только качественно подготовить номер к следующему заезду, но и удержать сумму из обеспечительного взноса выехавшего гостя в случае повреждения имущества.

Другой пример. В отеле есть незаселённые номера, но управляющая компания отвечает за их состояние. Для этого существует чек-лист обходов, чтобы с определённой периодичностью проветривать комнаты, проливать воду и т. д. С TeamJet сотрудникам не нужно запоминать, что и когда им нужно сделать, поскольку в нужный момент им приходит напоминание.

4. Контроль выполнения задач

Без сервиса, в котором сотруднику нужно отметить все этапы выполнения задачи, контролировать этот процесс было сложно. Например, раньше техник, которому нужно было проверить 20 апартаментов в разных корпусах, «успевал» сделать это за 6 минут, что очень мало для такой большой задачи. Теперь этот обход занимает минимум 40 минут и подтверждается фото.

5. Экономия времени

Лёгкий доступ к информации и система оповещений позволяет экономить массу времени на поиск нужных данных.

«С TeamJet мы всегда знаем, где стоят те же детские кроватки и когда их нужно убрать. То же самое с утюгами и гладильными досками. Не нужно ничего запоминать или перелистывать чаты», — говорит Евгения Мироненко.

Благодаря интеграции с Fidelio ускоряется работа с освободившимися номерами. Когда администратор присваивает номеру статус «выехал», в TeamJet появляется задача по уборке. После её завершения и проверки супервайзер прямо с телефона ставит соответствующую отметку, и апарты сразу попадают в номерной фонд, доступный для бронирования и заселения.

TeamJet также позволяет быстрее получать коммерческие предложения от подрядчиков.

«Два раза в год мы делаем внутренний косметический ремонт. К нему мы фиксируем все недочёты, которые требуют устранения. В результате, нам не нужно вызывать подрядчиков для осмотра или самим снова обходить всё здание. Мы просто выгружаем нужные фото из TeamJet, формируем техзадание и запрашиваем КП», — подчёркивает Евгения Мироненко.

6. Сокращение затрат

Апарт-отель — это инвестиционный продукт, поэтому управляющей компании важно сокращать затраты собственника. И здесь важна каждая мелочь: например, если лампочки определённого бренда постоянно перегорают (в программе фиксируется каждый случай замены, так что этот момент легко отследить), то это повод поменять производителя.

Алгоритмы всему голова

Программные решения способны на многое, но в общении с Евгенией Мироненко прозвучала важная мысль: чтобы использовать возможности цифровых сервисов на все 100% в компании должны быть выстроены собственные внутренние алгоритмы и стандарты работы. Именно их оцифровка позволит максимально настроить и оптимизировать все рабочие процессы.

Чтобы узнать, как современные технологии могут улучшить работу и сервис вашего отеля, запишитесь на бесплатное демо.