Инженерная служба отеля порой функционирует как «пожарная команда», которая работает по ситуации, бросаясь «тушить» возникающие проблемы. Это грозит тем, что штатное обслуживание оборудования может проводится нерегулярно и по остаточному принципу, что увеличивает риск новых поломок.
Система управления персоналом трансформирует инженерную службу из команды экстренного реагирования в прогнозируемый и эффективный отдел. Сегодня разберемся, как TeamJet помогает справляться с частыми проблемами в работе этого департамента.
Заявки и запросы
Проблема: Запросы на ремонт оборудования в номерах часто теряются, поскольку фиксируются в бумажных журналах или рабочих чатах.
Решение: Создание и автоматическое назначение заявок на ремонт из любых источников (ресепшн, горничные, гости через приложение) с приоритезацией.
При создании заявки в TeamJet указываются вид поломки или необходимых работ, место «происшествия» и исполнитель. Задачу можно отметить как важную, добавить к ней дедлайны и фото возникшей проблемы. Например, горничная может создать заявку «Протечка в номере 305» с фото, и она мгновенно попадет в очередь с высоким приоритетом.
Прозрачность и контроль
Проблема: Задачи выполняются слишком долго, поскольку руководителям бывает сложно удаленно контролировать действия персонала и гибко распределять нагрузку.
Решение: TeamJet позволяет в режиме реального времени отслеживать статусы заявок и ход их выполнения.
Кроме того, менеджеры могут устанавливать дедлайны, чтобы система сама уведомляла о просрочках. Если руководитель службы видит на дашборде, что заявка на ремонт холодильника «висит» в работе уже четыре часа, он может уточнить ситуацию и, в случае необходимости, оперативно перебросить ресурсы, необходимые для решения проблемы.
Планирование регулярных задач
Проблема: Регулярные задачи не выполняются в срок, потому что сотрудники забывают о них или откладывают их из-за более срочных заявок.
Решение: Создание повторяющихся задач в планировщике.
При этом, как и в случае со срочными заявками, указывается суть работы (обход технических помещений, проверка работы вентиляции), объект и исполнитель, могут добавляться дедлайны, приоритет, фотографии и т. д. Ну и самое главное — руководитель назначает периодичность выполнения, после чего задача из планировщика в нужное время будет появляться в списке актуальных задач.
Единые инструкции и быстрый доступ к информации
Проблема: Новые сотрудники долго обучаются даже стандартным операциям, а опытные, при нестандартных запросах, — тратят время на поиск инструкций или обсуждение проблемы с коллегами.
Решение: Централизованная база знаний TeamJet, которая хранится в системе.
Это могут быть чек-листы, инструкции, информация по работе с оборудованием и т. д., которые «привязываются» к тем или иным задачам. Таким образом, если инженер получает заявку на настройку кондиционера, то в карточке задачи ему сразу доступен чек-лист из 5 шагов и дополнительные материалы по данному устройству и работе с ним.
Данные для принятия решений и оптимизации
Проблема: Нет объективной картины эффективности работы, управленческие решения принимаются на основе субъективных ощущений менеджера или жалоб сотрудников и гостей.
Решение: Автоматические отчеты по времени реакции на заявки, срокам выполнения задач различными специалистами, загруженности сотрудников, частоте поломок определенного оборудования и так далее.
Если отчеты показывают, что ремонт кондиционеров в среднем занимает три часа, возможно пора оптимизировать процесс или подумать о повышении квалификации персонала. Или же если из отчета видно, что один из лифтов ломается в три раза чаще других — это повод для его полноценной диагностики или замены. А если, по статистике, один из сотрудников справляется с задачами медленнее других, вероятно, его нужно дообучить.
Таким образом, TeamJet позволяет повысить эффективность работы инженерной службы на всех участках — от выполнения срочных заявок до стратегического планирования и повышения производительности сотрудников.
Чтобы узнать, как TeamJet может помочь инженерной службе вашего отеля, записывайтесь на бесплатное демо.