Чистота номеров, порядок в общих зонах и общее внимание к деталям формирует первое и, зачастую, самое важное впечатление об отеле. Но за безупречным сервисом стоят сложные внутренние процессы: распределение задач, контроль исполнения, обучение сотрудников. Чтобы управлять этими задачами эффективно и без сбоев, отели всё чаще обращаются к цифровым решениям. Сегодня обсудим, как система управления персоналом TeamJet помогает навести порядок не только в номерах, но и в самой работе хаускипинга.
Цифровой менеджер: от коммуникации до статистики
Главный инструмент горничных в системе решений TeamJet — менеджер уборок. Он позволяет оптимизировать множество рабочих процессов и, как следствие, повысить эффективность службы хаускипинга.
Одна из важнейших проблем, которую решает TeamJet, связана с коммуникацией между отделами и обменом информацией. Допустим, от гостя поступил запрос на уборку номера. В тот же момент в программе появляется соответствующая задача. Её видят сотрудники, которые находятся в смене, и приступают к выполнению. Всё просто, быстро и понятно. Без дополнительных звонков или переписок в многочисленных чатах.
При постановке задач учитываются и пожелания гостей. Например, в одном номере попросили тапочки и бутылку воды, а в другом сообщили, что нужно заменить постельное бельё. Эта информация фиксируется в блоке «Детали» и, когда горничная берёт конкретную заявку в работу, она сразу узнаёт обо всех нюансах и мелочах. Ей не нужно ничего уточнять, что экономит её время и упрощает работу. А управляющий может быть уверен, что ни один из запросов клиентов не потеряется и не будет проигнорирован.
Эффективно менеджер уборок справляется и с другой проблемой службы хаускипинга — загрузкой сотрудников. Поскольку в системе видно количество номеров, где требуется уборка, руководитель может распределить работу между персоналом и учесть, сколько времени займёт конкретная заявка. Планирование возможно как в ручном, так и в автоматическом режиме. Причём алгоритм можно настроить так, чтобы горничным доставались номера, расположенные рядом — в одном крыле или на одном этаже. Это помогает снизить физическую нагрузку и ускорить процесс.
В случае необходимости система позволяет быстро менять приоритет задач. Чтобы привлечь внимание к определённой заявке, достаточно проставить для неё статус «Важно». Это гарантирует своевременность и оперативность выполнения самого неожиданного и срочного запроса.
Поддерживать на стабильно высоком уровне качество обслуживания позволяет автоматизация процессов. Через блок «Настройка уборок» руководитель задаёт индивидуальные правила и форматы уборки в зависимости от категории номера, типа проживания или особенностей клиентов. Например, указывает, что в номере класса «Стандарт» постельное бельё меняют раз в четыре дня, а в «Люксе» — каждые два дня. Или отмечает, что в номере, куда заселились гости с питомцем, нужно проводить более тщательную уборку.
Ещё система даёт создавать шаблоны для частых задач и использовать чек-листы. С помощью них горничные строго соблюдают порядок действий во время уборки. Это исключает вероятность того, что сотрудник пропустит какой-то этап или забудет о важных деталях. Задача с чек-листом считается выполненной только после отметки всех пунктов. Если какой-то шаг приходится пропустить, нужно оставить комментарий-объяснение или создать новую задачу, например для вызова технической службы.
Создание чек-листов не единственный способ контроля качества в TeamJet. В цифровом менеджере доступна следующая функция — подтвердить результат работы с помощью фотографии. Причём загрузить снимок из галереи телефона не получится, сотрудник должен сделать новое фото в системе.
Оценить эффективность как конкретного специалиста, так и всей службы хаускипинга помогает статистика. Отчёты формируются автоматически и учитывают количество выполненных задач, потраченное время и качество работы. Учитывая эти данные, руководители могут более гибко и объективно принимать кадровые решения.
HR-эффект: обучение без отрыва от работы
Менеджер уборок в системе управления персоналом TeamJet влияет не только на работу горничных. Он также упрощает труд hr-специалистов, поскольку помогает быстро включать в рабочие процессы новых сотрудников и обеспечивать дополнительное обучение персонала. Происходит это максимально легко и естественно, без отрыва от рабочих задач. Всё благодаря цифровой базе знаний, в которой собраны необходимые материалы, начиная от чек-листов и инструкций, заканчивая современными стандартами обслуживания.
Когда сотрудник только приступает к своим обязанностям, он сразу получает доступ к структурированной информации, затрагивающей все аспекты его деятельности. В случае необходимости система сама подсказывает, как действовать и что учесть. Например, если гости в номере продлили проживание, то персонал получит уведомление, что генеральная уборка здесь пока не нужна.
Отдельно в TeamJet есть справочный центр — постоянно обновляемая библиотека с пошаговыми руководствами о том, как работает программа, какие в ней есть функции и новинки. Это сокращает адаптационный период для сотрудников и повышает общий уровень цифровой грамотности команды.
Ассистент в кармане: всегда под рукой
Помимо широкого функционала, TeamJet обладает ещё одним весомым техническим преимуществом. Для полноценного использования системы сотруднику достаточно иметь только смартфон и установленное на нём мобильное приложение.
Здесь можно указывать, находишься ли ты в смене, получать уведомления о заявках, просматривать свои задачи, видеть, сколько времени на них заложено по стандарту, и менять их статусы. Например, статус «Чистый» говорит, что уборка завершена, а номер ожидает проверки. Когда работу проинспектирует супервайзер, статус снова поменяется. После этого номер будет окончательно готов для заселения.
Благодаря приложению каждый сотрудник ни на минуту не выпадает из рабочего процесса. Ему не нужно бегать за руководителем и выпрашивать задачи или спускаться на ресепшн, чтобы узнать о срочных заявках. Подробный, актуальный и обновляющийся в режиме реального времени график всегда находится под рукой.
Внедрение TeamJet в работу отеля позволяет перевести все процессы на принципиально новый уровень — автоматизированный, прозрачный и управляемый. В результате отель получает не только повышение операционной эффективности, но и рост удовлетворённости гостей, что напрямую влияет на репутацию и финансовые показатели бизнеса.
А если хотите узнать, как TeamJet помогает и другим службам отеля или справляется с другими задачами, запишитесь на бесплатное демо!